• Makelaardij_de_parel_Custom.jpg
  • Pon_Dealer_Groep_Custom.png
  • De_Vries_Custom.png
  • AFAS_Custom.png
  • Fitness365_Custom.png
  • Innovex_Custom.png
  • Marcus_Interieur_Custom.jpg
  • Klimaat_missie_nederland_Custom.png
  • De_Dissel_Custom.jpg
  • Morelisse_Custom.png
  • SJ-Solutions_Custom.jpg

AVG

Informatie Algemene Verordening Gegevensverwerking (Bijgewerkt 03-10-2020)

Hieronder staan de processen beschreven die binnen volleybalvereniging Switch Volleybal Hooglanderveen (hierna Switch) aan de orde komen bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Ook leest u hier welke commissies en functionarissen er toegang hebben tot welke gegevens. Wij informeren u over deze processen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (hierna AVG).

Toestemmingsverklaring
Alle bestaande (jeugd)leden hebben een formulier ontvangen om aan te geven of zij toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal waarop zij herkenbaar in beeld staan. Alle nieuwe leden ontvangen het formulier automatisch bij het inschrijvingsformulier.
Alle leden die toestemming hebben gegeven kunnen via een bericht aan hun toestemming weer intrekken, indien gewenst.

Recht van inzage
U heeft te allen tijde het recht van inzage in de persoonsgegevens die bij Switch bekend zijn. U kunt uw persoonsgegevens opvragen via een e-mail aan . Vermeld hierin de informatie die u wenst te ontvangen.

Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens die Switch tot haar beschikking heeft, verstaan we de volgende informatie van onze leden:
  • Naam, adres, postcode, woonplaats
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer en/of mobiel nummer
  • Bankrekeningnummer
  • Pasfoto’s (voor de spelerskaart)
Deze gegevens zijn ter beschikking gesteld door het lid via het inschrijfformulier bij aanmelding voor het lidmaatschap van Switch.

Wat doet Switch met uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Switch voor de volgende doeleinden gebruikt:
  • Inschrijving op de ledenlijst van Switch. Deze lijst is door een beperkt aantal personen binnen Switch in te zien. Alleen de commissies en functionarissen die de gegevens nodig hebben voor vastgestelde doelen, zoals teamindelingen en de inschrijving van spelers in de Nevobo competitieteams.
  • Inschrijving van u of uw kind (< 16jr) als lid bij de Nevobo via het administratiesysteem Sportlink. Hierdoor bent u / is uw kind speelgerechtigd om competitie te spelen. U kunt van de Nevobo via uw e-mailadres informatie over volleybalzaken ontvangen.
  • Registratie van uw e-mailadres bij het mailingprogramma Mailchimp voor de nieuwsbrief van Switch Alle informatie van Switch inzake volleybalzaken worden via deze server verzonden aan de leden. Alleen de communicatiecommissie heeft toegang hiertoe. De mailadressen worden voor geen andere doeleinden dan volleybalgerelateerde zaken gebruikt om te sturen aan de leden.

Toegang persoonsgegevens
Binnen de vereniging hebben de volgende personen toegang tot uw persoonsgegevens:
  • Het bestuur
  • Technische commissie:
    • Maakt gebruik van naam en geboortedata voor het vaststellen van teamindelingen van het (lopende/komende) seizoen. TC-leden hebben geen inzage in bankgegevens.
  • Jeugdcommissie:
    • Maakt gebruik van naam en geboortedata voor het vaststellen van teamindelingen van het (lopende/komende) seizoen. Jeugdcommissieleden hebben geen inzage in bankgegevens.
  • Scheidsrechterscommissie:
    • Maakt gebruik van naam, e-mail en telefoonnummer en verwerkt deze gegevens op de site van Nevobo voor het inplannen van scheidsrechters en op onze eigen scheidsrechters planning website.
  • Vrijwilligerscommissie:
    • Maakt gebruik van naam en email adres voor de registratie van vrijwilligerstaken conform ons vrijwilligersbeleid.
  • De ledenadministratie:
    • De ledenadministrateur verwerkt de gegevens in Sportlink en meldt het lid aan bij de Nevobo.
  • De wedstrijdsecretaris
    • Verwerkt de gegevens op de site van de Nevobo in de juiste teams voor de competitie. De wedstrijdsecretaris heeft geen inzage in bankgegevens.
  • Communicatiecommissie
    • Verwerkt de gegevens op de site van Mailchimp voor het uitsturen van de maandelijkse nieuwsbrief of andere mededelingen. Communicatiecommissieleden hebben geen inzage in bankgegevens.
  • De webbeheerder
    • Maakt de verenigingswebsite en teampagina’s. De webbeheerder verwerkt tevens het e-mailadres in de teammailinglijst. De webbeheerder heeft geen inzage in bankgegevens.


Bescherming persoonsgegevens
De persoonsgegevens van onze leden worden opgeslagen in Sportlink,:het ledenadministratiesysteem van de Nevobo. Hiermee bent u of is uw kind geregistreerd als lid van de Nevobo en Switch, en kunt u of kan uw kind deelnemen aan de competitie.

De rechten tot Sportlink worden vanuit de ledenadministratie toegewezen aan de personen voor die functie. Dit zijn de penningmeester, wedstrijdsecretaris en ledenadministratie.
Sportlink (Nevobo) heeft niet het recht om deze gegevens verder te delen met een derde partij zonder uw toestemming.

De e-mailgegevens van onze leden worden ook opgeslagen op de server van nieuwsbriefsysteem Mailchimp en in Microsoft Office 365 voor de teammailinglijsten van Switch. Deze zijn beschermd met een virusscanner, gebruikersnaam en wachtwoord en worden alleen voor interne doeleinden (informatieverstrekking) binnen de vereniging gebruikt.

Opslag persoonsgegevens en beeldmateriaal
Persoonsinformatie en beeldmateriaal wordt opgeslagen op de volgende locaties:
  • Sportlink (ledenadministratie van de Nevobo)
  • Website Nevobo (hierop staan de teamindelingen zoals bekend bij de Nevobo)
  • Eigen ledenlijst (intern) (deze is alleen toegankelijk voor het Bestuur, de Ledenadministratie, de Technische commissie, de Jeugdcommissie, de Vrijwilligerscommissie en de Scheidsrechterscommissie)
  • Microsoft Office 365 (cloud en mail)
  • Hosting2Go (provider website Switch)
Verwerkingsovereenkomsten
De Nevobo heeft een verwerkingsovereenkomst met Sportlink ((ledenadministratiesysteem).
Deze geldt voor al haar leden en is geregeld in de algemene voorwaarden van Sportlink.
Daarnaast heeft Switch een eigen verwerkingsovereenkomst met Mailchimp en Microsoft Office 365.

Verwijdering persoonsgegevens
Als u geen lid meer bent van Switch, worden uw gegevens uiterlijk 1 september van het lopende jaar gewist in de databank van Switch, Nevobo, Sportlink en Mailchimp.
Bij een tussentijdse beëindiging in de periode 1 september tot 1 juni zullen uw gegevens nog geregistreerd blijven en uiterlijk 1 september verwijderd zijn. De reden is dat in het lopende seizoen een tussentijdse beëindiging bij de Nevobo niet mogelijk is.

Uw rechten
De AVG kent verschillende rechten toe aan personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Het betreft de volgende rechten:
  • Het recht op informatie:
    • De betrokkene moet worden geïnformeerd zodra de verwerking van zijn persoonsgegevens plaatsvindt en er moet kenbaar gemaakt worden wat de doeleinden hiervan zijn.
  • Het recht van inzage:
    • De AVG geeft een opsomming van de informatie die de betrokkene mag inzien. Er kan gedacht worden aan de (categorieën van) medewerkers die toegang hebben gehad tot zijn gegevens. Als de betrokkene erom vraagt, moet de verwerkingsverantwoordelijke een kopie verstrekken van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
  • Het recht op rectificatie:
    • Als er sprake is van onjuiste persoonsgegevens, heeft de betrokkene recht op rectificatie van deze gegevens of recht op het verstrekken van een aanvullende verklaring. De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht hiernaar te handelen.
  • Het recht op vergetelheid:
    • De verwerkingsverantwoordelijke moet persoonsgegevens van de betrokkene zo snel mogelijk wissen, als deze gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt. Het recht op vergetelheid geldt ook als de betrokkene zijn toestemming intrekt (en er geen juridische reden is om de verwerking aan te houden), de betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, of als de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.
  • Het recht op beperking van de verwerking:
    • De betrokkene heeft het recht om de verwerking te beperken. De persoonsgegevens mogen dan (tijdelijk) niet verwerkt worden. De verwerkingsverantwoordelijke is verplicht aan dit verzoek van de betrokkene gevolg te geven en de ontvangers hiervan op de hoogte stellen. Dit speelt bijvoorbeeld in het geval de betrokkene de juistheid van de persoonsgegevens betwist
  • Het recht op overdraagbaarheid / dataportibiliteit:
    • De betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen. Hij heeft vervolgens het recht deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. De eerste verwerkingsverantwoordelijke mag de betrokkende daarin niet tegenhouden.
  • Het recht van bezwaar:
    • Als de betrokkene bezwaar heeft tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, dient de verwerkingsverantwoordelijke daaraan gehoor te geven. Alleen als er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen van de betrokkene, mag de verwerkingsverantwoordelijke het bezwaar naast zich neerleggen.
  • Het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming:
    • De betrokkene heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, als daar bepaalde (rechts)gevolgen aan zijn verbonden. De betrokkene is wel gebonden aan het besluit, als dit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst. De betrokkene is ook gebonden als een dergelijk besluit is toegestaan op basis van een verdragsbepaling, of als het besluit berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.